Microsoft 365 Consultant

Overstappen naar Microsoft 365: de voordelen voor een bedrijf

Door het coronavirus is flex- en thuiswerken actueler dan ooit. Ook in de toekomst ziet het ernaar uit dat thuiswerken tot ‘het nieuwe normaal’ hoort. Des te belangrijker is het om altijd en overal probleemloos te kunnen (samen)werken. De Cloud-oplossing Microsoft 365 (voorheen Office 365) biedt hierin uitkomst. Waarom zou ieder bedrijf over moeten stappen naar Microsoft 365? We geven u verschillende voordelen van Microsoft 365 voor uw bedrijf en hoe u een overstap vlekkeloos kunt laten verlopen.

Wat is Microsoft 365?
Voordat we dieper ingaan op de voordelen van Microsoft 365 voor bedrijven, is het belangrijk om te weten wat Microsoft 365 precies is. Microsoft 365 is een productiviteits- en cloudoplossing van Microsoft. Hierin heeft u de keuze in een pakket voor particulieren, maar ook voor bedrijven. Inzoomend op het business-pakket ontvangt u naast de gebruikelijke apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access en Publisher) ook de bedrijfsspecifieke applicaties, zoals Exchange Online, Sharepoint Online, OneDrive for business, Microsoft Teams, Outlook Customer Manager en Microsoft Bookings. Microsoft 365 biedt verschillende voordelen, die een overstap naar de Cloud-oplossing zeker de moeite waard maken. De voordelen zijn:

1. Altijd en overal online
Heeft u een internetverbinding? Dan kunt u op alle locaties en met alle mogelijke devices (pc, laptop, tablet en smartphone) gebruik maken van de applicaties van Microsoft Office. Microsoft 365 maakt het mogelijk om altijd en overal samen te werken met uw collega’s en klanten. Bestanden worden opgeslagen in de Cloud en zijn eenvoudig terug te vinden. Ook heeft u nooit meer problemen met versiebeheer, omdat u tegelijkertijd in bestanden kunt werken. Ideaal wanneer uw medewerkers op afstand of vanaf verschillende locaties werken.

2. Veilig vanuit de Cloud
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zorgt ervoor dat we nog zorgvuldiger om moeten gaan met gegevens van medewerkers, klanten en leveranciers. Met Microsoft 365 bent u in veilige handen. Dankzij veiligheidsmaatregelen als multifactor-authenticatie komt bedrijfsinformatie nooit terecht bij personen die geen toegang hebben vanuit Microsoft Azure. Microsoft identificeert en stopt bedreigingen meteen. Op deze manier blijft uw data volledig achter slot en grendel en behoudt u volledige controle.

3. Altijd up-to-date
Wanneer u gebruikmaakt van Microsoft 365 hoeft u zich nooit meer druk te maken over het regelmatig updaten van uw verschillende devices. U bent altijd verzekerd van de laatste versie, omdat Microsoft 365 automatische updates uitvoert voor alle applicaties. Dit scheelt niet alleen een hoop tijd voor u, maar ook voor uw IT-afdeling. Medewerkers kunnen zich volledig focussen op hun eigen werkzaamheden, terwijl Microsoft ervoor zorgt dat alle applicaties altijd up-to-date zijn.

4. Op een laagdrempelige manier samenwerken
Op een laagdrempelige manier kunnen samenwerken met collega’s, klanten en leveranciers is van groot belang voor een prettige en succesvolle bedrijfsvoering. Microsoft 365 maakt het mogelijk om gelijktijdig met collega’s of gebruikers buiten de organisatie in documenten te werken. Eenvoudig kennisdelen of met collega’s in contact komen, is mogelijk via intranet op basis van Sharepoint. Toch liever chatten of videobellen met collega’s? Dat kan heel eenvoudig via Microsoft Teams.

5. Flexibel inzetbaar
Wanneer collega’s in verschillende functies binnen een organisatie werken, betekent dit dat zij verschillende applicaties nodig hebben. Een groot voordeel van Office 365 is dat je zelf kunt bepalen, wie welke software mag gebruiken. Niet iedere collega heeft namelijk het volledige pakket van Microsoft 365 nodig. Wist u dat u met de mix-en-match-functie van de apps op maat gemaakt oplossingen kunt maken voor elke afdeling binnen de organisatie?

Migratie naar Microsoft 365: waar rekening mee houden?
Hebben de bovenstaande voordelen van Microsoft 365 u overtuigd om aan de slag te gaan met Microsoft 365 binnen uw bedrijf? Dan staat het succesvol migreren van de software op de planning. Een goede voorbereiding hierbij, is zoals gezegd het halve werk. Een eerste stap hierin is het verzamelen van alle informatie over uw huidige systemen, workflows en processen. Koppel deze vervolgens aan uw zakelijke doelen om inzichten te krijgen in de manier waarop Microsoft 365 aan uw doelen moet voldoen. De inzichten die u heeft opgedaan, moeten de IT-afdeling helpen bij het opstellen van een migratieplan en het in kaart brengen van alle nodige risico’s. Wanneer de IT-afdeling een migratieplan heeft opgesteld, zijn ze er klaar voor! Het is tijd om Microsoft 365 te integreren. Hiervoor configureert u Azure Active Directory en Active Directory Federation Services en zo legt u de basis voor authenticatie van de Office 365-diensten. Vergeet uw medewerkers niet mee te nemen in het gebruik van de nieuwe Cloud-oplossing. Sommige Microsoft 365 applicaties hebben een andere interface. Een training voor uw medewerkers is geen overbodige luxe.

Welke werkzaamheden verricht een Microsoft Office 365 consultant?
Natuurlijk kunt u zelf aan de slag gaan met de inrichting van een Microsoft Office 365 omgeving binnen uw organisatie, maar er zijn ook professionals die dit voor u uit handen nemen. Deze professionals worden Microsoft Office 365 consultants genoemd en helpen bedrijven met de transitie naar de cloud. Werkzaamheden waarmee Microsoft Office 365 consultants zich bezighouden, zijn:

• Inventariseren van behoeften en vertalen naar user stories;
• Begeleiden van de complete transitie naar de cloud;
• Ontwerpen en implementeren van een Office 365 omgeving;
• Uitvoeren van migraties, Exchange en Skype for Business omgevingen naar Office 365;
• Het geven van trainingen en workshops aan de klant, zodat de Office 365 omgeving optimaal wordt ingezet;
• Continue op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen binnen Microsoft Office 365 om een organisatie naar een nog hoger niveau te kunnen tillen.

Een soepele migratie door een Microsoft 365 consultant van Pellaton Stars
Wilt u met Microsoft 365 aan de slag binnen uw bedrijf, maar geeft u de implementatie liever uit handen? Dan bent u bij Pellaton Stars aan het goede adres. Pellaton Stars is uw partner in het werven en selecteren van de juiste IT-professional voor uw organisatie.

Het Pellaton Stars-netwerk van Microsoft 365-professionals heeft zich al jaren bewezen binnen verschillende projectomgevingen. Of het nu gaat om het ontwerpen en implementeren van de Microsoft 365 omgeving, het uitvoeren van migraties of het ondersteunen van klanten bij het optimaal gebruikmaken van de geïmplementeerde Office 365 oplossing: de Microsoft 365-consultants van Pellaton Stars hebben hier ruimschoots ervaring in. Wilt u kennismaken of samenwerken met een van onze Microsoft 365-consultants, neem dan contact met ons op.